Ceilalți doi

În licitații/ RFP-uri (request for proposals)/ RFQ (request for quotes) se aplică deseori de către echipa de achiziții procedura celor trei oferte. Adică, pentru a avea o alegere reală și pentru a reduce riscurile de parandărăt, pentru orice fel de proiect major se aplică această procedură prin care la orice achiziție majoră trebuie să existe minim trei oferte, din care una singură este câștigătoare. Bineînțeles, același lucru se aplică la ofertele finanțate din fonduri publice dar în special la cele finanțate din bani europeni, prin diverse mecanisme. Cei de la Uniune sunt destul de intoleranți cu practicile balcanice de „facem să fie bine pentru toată lumea”.

Câștigătorul „pe bune” versus câștigătorul „aranjat”.

Bineînțeles, precum vă dați seama, acest mecanism este relativ ușor de „aranjat”: tu te înțelegi, ca client, cu firma cu care vrei să lucrezi, ăia scriu RFP/ RFQ/ caiet de sarcini și mai găsești rapid două companii care vor depune oferte care clar vor pierde. Bagi tu acolo niște criterii de notare interpretabile și faci să iasă bine… întrebarea este cine sunt pierzătorii? Și aici începe măgăria.

Întrucât există departamente de audit care deseori comisionează auditori independenți, plătiți bine să găsească măgării, nu mai merge să găsești două companii „de sacrificiu” care să „aranjeze” niște oferte „la masa verde” prin care toți să câștige. Orice auditor găsește destul de rapid „înțelegerile”, inspectând logurile, email-urile (via căutări dedicate și automatizate), mesajele pe Teams/ Slack/ Google Meet sau folosind softuri AI-powered de fraud detection. Să nu mai zic de ăștia de la instituțiile europene, care deja știu ce trebuie să caute. Ai zice că asta i-ar face pe ai noștri să organizeze licitații sau concursuri de oferte pe bune, nu? Ei, aș! Și aici începe cu adevărat ticăloșia…

Firmele de sacrificiu și cooperativa munca în zadar.

Întrucât ofertele trebuie să fie „pe bune”, procesul „transparent”, trebuie găsite firme oneste în piață care să vină cu niște oferte reale. Oferte competitive, ce oferă livrabile de calitate, la deadline-uri fixe. Și totuși, cum câștigă „aranjatul” în fața unor oferte pe bune? Păi sunt câteva mecanisme, din care arăt acum două:

Cerințe care nu au legătură cu obiectul achiziției.

Cumperi servicii de consultanță financiară? Ceri o certificare ISO de management AI (ISO 42001: 2023). Vrei să ți se dezvolte o aplicație CRM? Ceri ca ofertantul să aibă CAEN de vânzare bărci. Sunt exemple exagerate, dar dacă vi le dau pe alea reale spargeți ecranul laptop-ului.

Costuri subdimensionate.

Tu, ca firmă câștigătoare, pui o ofertă care nu are nicio legătură cu realitatea și o „rezolvi” din anexe la contractul inițial. Cumpără clientul un serviciu de audit de conformitate pe o lege? Îi dai o ofertă care acoperă un document de GAP Analysis, 5 proceduri și pui un preț de nu știu, 100 EUR/ lună. A, vreți o analiză de impact? 25.000 de EUR, achiziție directă, anexă la contract.

Cum detectezi dacă tu ești cel sacrificat.

Norocul nostru, al celor cinstiți, este că știm să citim un caiet de sarcini sau o cerere de ofertă, iar cei care le scriu – angajați și firme „aranjate” – sunt proști de bubuie. Dacă este prea precisă, acolo este un red flag. Dacă conține cerințe ce nu au nicio legătură cu obiectul achiziției sau o legătură minoră, așa, „la mișto”, red flag. Nu se specifică un buget? Red flag. Nu se specifică un timeline? Red flag.

La începutul carierei de consultant m-am lovit de astfel de practici și am trimis oferte, deși simțeam că sunt la mișto. La o instituție importantă au ales să lucreze cu două cabinete mari de avocatură, pe același proiect, versus oferta noastră sau a altor competitori. Două cabinete mari de avocatură. Asta în 2018. M-am uitat acum pe site-ul lor și pe practicile lor de protecție a datelor: șaorma cu de toate, șabloane ieftinake luate de pe net, completate la mișto. Great job, sper să fi costat vreo 50.000 de EUR minimum.

Și totuși, ce este de făcut?

Poți să fii justițiar și să te duci la DNA cu plângere penală, demonstrând măgăriile. Nu este greu, dar istoria ne arată că DNA face ce face și scapă aproape toți. Poți să fii justițiar și să te duci la echipele de compliance ale companiilor care fac astfel de practici – aici rata de succes este mult mai mare, dar tot nu intri în joc.

Sau poți să faci ce facem noi: nu te bagi deloc. Lucrăm cu privați, iau clienți din străinătate, din România, dar companii. Când ni se trimite un RFP/RFQ, alegem cu mare grijă dacă răspundem sau nu și o facem dacă și numai dacă oamenii care sunt în acea instituție sunt oameni curați și de încredere. Da, facem un background checking detaliat, în temeiul interesului nostru legitim de a nu fi luați de proști.

Dar Tudor, corupții câștigă toate licitațiile!

Așa este! Și, surpriză, nu livrează! Republica Moldova ne-a luat-o cu zece ani înainte, oferind cetățenilor servicii digitale. Noi nu știm din ce ne vine gap-ul de TVA. De ce? Fiindcă orice digitalizare reală a instituțiilor publice va duce la guvernanța datelor, expunerea lor și analiza lor cu algoritmi AI-powered de fraud detection; moment în care transformăm Casa Poporului în pușcărie că nu o să avem unde să-i mai băgăm.

Corupții care câștigă nu livrează. Trec anii și nu livrează. UE pune presiune pe noi, Statele Unite la fel, integrarea în OECD depinde de cum livrăm. Și nu livrăm fiindcă instituțiile lucrează cu corupți. La un moment dat va bubui – economia stă să bubuie și foarte probabil va face poc în curând fiindcă nu vrea nimeni să taie cheltuieli; well, nu va mai fi de unde.

Digitalizarea reduce costuri, însă în timp. Dar dacă nu te apuci de ea, costurile cresc. Și va veni și momentul în care instituțiile vor trebui să lucreze cu profesioniști.